Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system teleinformatyczny służący do wystawiania, przesyłania, odbierania i archiwizowania faktur elektronicznych, prowadzony przez Ministerstwo Finansów. Projekt ten jest jednym z priorytetów resortu i stanowi element realizacji celów reformy zapisanej w Krajowym Planie Odbudowy i Wzmacniania Odporności.
Celem opracowanych rozwiązań jest wsparcie podatników we wdrożeniu obowiązku i stosowaniu systemu w sposób możliwie prosty i sprawny. System ma zapewnić automatyzację procesów księgowych, zwiększenie bezpieczeństwa danych oraz usprawnienie wymiany danych między podmiotami gospodarczymi.
Wprowadzenie obowiązku wystawiania e-faktur dla wszystkich podatników (dla podatników czynnych i podatników zwolnionych z VAT) zostało zaplanowane etapowo:
1 lutego 2026 r. – dla podatników, których wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) przekroczyła w 2024 r. kwotę 200 mln zł
1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców
Fazowanie tego obowiązku to zalecenie audytu KSeF, które jest warunkiem wdrożenia stabilnego technicznie systemu. Mniejsi podatnicy otrzymają dodatkowe 2 miesiące na wdrożenie zmian.
Daty Przygotowawcze
Od 1 listopada 2025 r. podatnicy będą mieć zapewnioną możliwość wcześniejszego poboru certyfikatów KSeF jeszcze przed datą wejścia w życie obowiązku KSeF. Planowane jest udostępnienie dla podatników funkcjonalności obligatoryjnego KSeF na środowisku testowym w celu zapewnienia możliwości przeprowadzenia przez nich testów wykorzystania funkcjonalności systemu.
Wyłączenia z Obowiązku KSeF
Ustawa przewiduje szereg wyłączeń z obowiązku stosowania KSeF. Podstawowe wyłączenia dotyczą:
Podmiotów zagranicznych nieposiadających siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski
Rolników ryczałtowych
Faktur wystawianych na rzecz konsumentów (osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej)
wylaczenia_ksef.csv
Wygenerowany plik
Okres Przejściowy dla Mikroprzedsiębiorców
W przepisie epizodycznym w art. 145p ust. 1 ustawy KSeF dopuszcza się możliwość, w okresie przejściowym, tj. od 1 kwietnia 2026 r. do 31 grudnia 2026 r., wystawiania przez podatników faktur w postaci papierowej lub faktur elektronicznych w sytuacji, gdy łączna miesięczna wartość sprzedaży podlegająca udokumentowaniu fakturami jest mniejsza lub równa 10.000 zł.
Dodatkowym warunkiem jest, że wartość pojedynczej faktury nie może przekroczyć 450 zł. Po przekroczeniu któregokolwiek z tych limitów, podatnik zobowiązany będzie wystawiać e-faktury, począwszy od faktury, którą przekroczono tą wartość.
