Załączniki do faktur w KSeF to nowa funkcjonalność, która będzie dostępna od 2026 roku, jednak z istotnymi ograniczeniami i wymaganiami proceduralnymi.
Kto może korzystać z załączników
Choć formalnie funkcjonalność będzie dostępna dla wszystkich podatników, została zaprojektowana głównie z myślą o przedsiębiorcach z branży:
-
energetycznej
-
paliwowej
-
gazowej
-
telekomunikacyjnej
Te branże najczęściej przesyłają wraz z fakturą szczegółowe zestawienia, takie jak zużycie mediów według punktów poboru, ilości sprzedanego paliwa czy rozliczenia abonamentowe.
Wymagane zgłoszenie i procedura
Aby skorzystać z możliwości dołączania załączników, przedsiębiorca musi
-
Złożyć zgłoszenie w usłudze e-Urząd Skarbowy (możliwe od 1 stycznia 2026 r.)
-
Uzasadnić potrzebę tworzenia załączników
-
Wskazać konkretny zakres danych w załącznikach
-
Zadeklarować średni rozmiar faktury z załącznikiem (limit 3MB)
-
Podać liczbę dokumentów przesyłanych miesięcznie
Zgoda jest wydawana na okres dwóch lat, ale może zostać cofnięta w każdej chwili, jeśli firma nie przestrzega zadeklarowanych warunków.
Ograniczenia co do treści załączników
W załącznikach można zamieścić tylko określone dane zgodne ze schemą, dotyczące głównie elementów obowiązkowych faktury. Nie będzie można dołączyć:
-
Harmonogramów prac
-
Kosztorysów
-
Protokołów odbioru
-
Plików PDF czy JPG
-
Dowolnych dokumentów
Załączniki mogą zawierać dane w trzech formach:
-
Słownikowej – wartości w dwóch kolumnach (max. 1000 wystąpień)
-
Tekstowej – do 5120 znaków
-
Tabelarycznej – tabela do 20 kolumn i 1000 wierszy
Wymagania techniczne
Wysyłanie e-faktur z załącznikami będzie możliwe wyłącznie przez API. Oznacza to, że podatnicy korzystający z darmowych narzędzi MF (Aplikacja Podatnika KSeF lub e-mikrofirma) nie będą mogli przesyłać załączników.
Alternatywne rozwiązania
Dla firm, które nie będą mogły skorzystać z oficjalnych załączników KSeF, pozostają opcje:
-
Wysyłka załączników mailowo poza systemem
-
Umieszczenie linków do dokumentacji w treści faktury
-
Wykorzystanie pola „Dodatkowy Opis” (do 12 wystąpień na fakturę)
-
Modyfikacja umów z kontrahentami w zakresie sposobu dostarczania dokumentacji
Wpływ na różne branże
Branża budowlana będzie szczególnie dotknięta ograniczeniami, ponieważ nie będzie mogła dołączać protokołów odbioru prac czy specyfikacji w dotychczasowej formie.
Odbiorcy zagraniczni nie będą mieć kont w KSeF, więc faktury z załącznikami będą wysyłane jako pakiet na wskazany adres e-mail.
Konsumenci pozostaną bez zmian – faktury dla konsumentów nadal będą funkcjonować poza KSeF.
Wprowadzenie załączników w KSeF, choć długo wyczekiwane, okazuje się rozwiązaniem o ograniczonym zastosowaniu, które skorzysta głównie nielicznym branżom o specyficznych potrzebach w zakresie szczegółowych danych liczbowych
