Korekta faktury w KSeF działa według ścisłych reguł: każdy błąd – formalny czy merytoryczny – poprawia się fakturą korygującą, a zmian dokonuje wyłącznie wystawca. Poniżej trzy sytuacje, które najczęściej sprawiają trudności jednostkom samorządowym.
Błędny NIP nabywcy – korekta do zera
System nie pozwala skorygować numeru NIP nabywcy. Dyrektor KIS potwierdził, że należy wystawić fakturę korygującą do zera na błędny NIP i nową fakturę na właściwego nabywcę (interpretacja z 15 czerwca 2026 r., nr 0114-KDIP1-1.4012.342.2026.1.AWY).
Korekta wynika z przyczyny istniejącej w chwili wystawienia faktury pierwotnej. Rozlicza się ją więc w okresie wykazania faktury pierwotnej. Nową fakturę wykazuje się w okresie powstania obowiązku podatkowego dla danej sprzedaży.
Po centralizacji VAT najczęstszym źródłem błędu w JST jest wskazanie NIP jednostki organizacyjnej zamiast NIP gminy albo odwrotnie. Częste są też pomyłki cyfrowe przy fakturach za media, najem i dzierżawę wystawianych masowo. Warto wprowadzić kontrolę NIP na etapie akceptacji dokumentu przed wysyłką do KSeF.
Brak not korygujących – korekta faktury w KSeF tylko przez wystawcę
Ministerstwo Finansów (informacja z 28 kwietnia 2026 r.) potwierdziło, że nie planuje przywrócenia not korygujących ani uproszczonego trybu poprawiania błędów formalnych. KSeF nie różnicuje błędów – każdy poprawia się fakturą korygującą w trybie art. 106j ustawy o VAT.
Resort dopuszcza „zerowanie” faktury, ale zastrzega, że nie jest to instytucja prawa podatkowego. Można je stosować tylko wtedy, gdy prawidłowego rezultatu nie da się osiągnąć jedną fakturą korygującą. Nadużywanie tego mechanizmu przy drobnych błędach formalnych może zostać zakwestionowane.
Korekta faktury wystawionej przed KSeF – pole numeru pozostaje puste
Przy korygowaniu faktury papierowej lub PDF wystawionej przed objęciem jednostki obowiązkiem KSeF pole „numer identyfikujący w KSeF fakturę, której dotyczy faktura korygująca” pozostawia się puste. Nie wolno wpisywać tam własnego numeru faktury pierwotnej ani dowolnego ciągu znaków (interpretacja z 20 maja 2026 r., nr 0111-KDIB3-1.4012.205.2026.2.MG).
Fakturę pierwotną identyfikuje się przez datę wystawienia i numer, zgodnie z art. 106j ust. 2 pkt 3 ustawy o VAT.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi opinii podatkowej ani porady prawnej w rozumieniu ustawy o doradztwie podatkowym.
