Tryb offline KSeF i awarie systemu to tylko jeden z praktycznych problemów, które rozstrzygnął ostatnio Dyrektor KIS. Zebraliśmy cztery stanowiska istotne dla obiegu dokumentów w urzędzie i jednostkach organizacyjnych gminy.
Tryb offline KSeF i awaria systemu
Przy awarii KSeF sposób doręczenia faktury zależy wyłącznie od uzgodnienia z nabywcą. Dopuszczalny jest wydruk wizualizacji z kodami QR, jak i plik PDF przesłany e-mailem (interpretacja z 6 sierpnia 2026 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.406.2026.1.KG). Po ustaniu awarii fakturę należy przesłać do KSeF w ciągu 7 dni.
Jeżeli data w polu P_1 jest wcześniejsza niż data przesłania pliku do KSeF, faktura zostaje przekwalifikowana na wystawioną w trybie offline. Datą wystawienia pozostaje data z pola P_1 (interpretacja z 29 kwietnia 2026 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.93.2026.1.JG). Mechanizm bywa użyteczny, gdy status nabywcy jako podatnika ustala się po upływie terminu płatności.
Wizualizacje faktur z dodatkowymi danymi
Przesłanie kontrahentowi – obok faktury ustrukturyzowanej – wizualizacji z systemu wewnętrznego z danymi dodatkowymi (logotyp, numer zamówienia, kod klienta, rabat) nie stanowi wystawienia odrębnej faktury. Nie rodzi więc obowiązku z art. 108 ust. 1 ustawy o VAT (interpretacja z 15 lipca 2026 r., nr 0112-KDIL1-3.4012.317.2026.1.ŁW).
Warunek: wizualizacja odzwierciedla wszystkie dane z pliku XML, nie zaburza czytelności i nie zawiera treści sprzecznych z fakturą ani dodatkowych informacji o przedmiocie transakcji.
Anulowanie projektu faktury przed wysyłką
Dokument przygotowany w systemie księgowym, ale nieprzesłany do KSeF i nieudostępniony nabywcy, nie jest fakturą. Można go anulować na etapie wewnętrznej akceptacji – bez wprowadzania do KSeF dokumentu ani jego korekty (interpretacja z 9 czerwca 2026 r., nr 0114-KDIP1-1.4012.220.2026.2.AWY). Warto to odzwierciedlić w procedurze obiegu dokumentów.
Sprzedaż zwolniona – faktura tylko na żądanie
KSeF nie zmienił zasad z art. 106b ust. 2 i 3 ustawy o VAT. Przy czynnościach zwolnionych na podstawie art. 43 ust. 1 obowiązek wystawienia faktury powstaje dopiero na żądanie nabywcy. Żądanie musi być zgłoszone w terminie 3 miesięcy od końca miesiąca dostawy, wykonania usługi lub otrzymania zapłaty (interpretacja z 26 czerwca 2026 r., nr 0114-KDIP4-3.4012.264.2026.1.JZ).
Skoro nie ma obowiązku wystawienia faktury, nie ma też obowiązku wystawienia jej w KSeF. Dotyczy to m.in. najmu lokali mieszkalnych na cele mieszkaniowe, opłat za wyżywienie i pobyt w przedszkolach oraz innych świadczeń zwolnionych realizowanych przez jednostki gminne.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi opinii podatkowej ani porady prawnej w rozumieniu ustawy o doradztwie podatkowym.
